Excel初心者が仕事で最初に覚える操作

1. まず「1セル1データ」の表を作る

集計しやすい表の基本は、見出し行を1行目に置き、1つのセルに1種類の値だけ入れることです。たとえば「担当：山田（営業）」のように名前と部署を1セルにまとめると、あとで絞り込みや集計ができなくなります。部署は別列に分けましょう。

表がこの形になっていれば、後の関数もピボットテーブルも迷わず使えます。

2. 最初に覚える関数3選

SUM：合計

=SUM(C2:C100) で範囲の合計を出します。日報や売上の集計の基本です。

COUNTIF：条件付きカウント

=COUNTIF(B2:B100,"山田") で「山田の件数」を数えます。担当別の処理数を把握するのに便利です。

XLOOKUP：参照して値を取る

=XLOOKUP(探す値, 検索列, 取得列) で、別表から部署名や単価を引っ張ってきます。VLOOKUPの左側限定や列番号指定の弱点をカバーします^[1]。

XLOOKUPは Microsoft 365 および Excel 2021 以降で利用できます。それ以前の環境では VLOOKUP や INDEX/MATCH で代用してください^[1]。

3. ピボットテーブルで集計を自動化

データが溜まったら、[挿入] → [ピボットテーブル] で「担当別の合計」「月別の件数」などを数秒で集計できます。関数を並べるより早く、ミスも減ります。練習用に Excel関数チートシート も用意しています。

4. やってはいけない使い方

• 他人と共有中のファイルを、通知なく大幅に書き換える
• 数式の結果をコピーして「値貼り付け」せず、参照元ごと削除する
• 個人情報や機密データを、許可なく外部に持ち出す形で保存する

共有ファイルは上書きの影響が大きいため、修正前に担当者へ一言伝えるのが実務の基本です。

5. 7日で定着させる練習順

1. Day1：よく使う表を開き、列見出しを整える
2. Day2：SUMで合計を出す
3. Day3：COUNTIFで担当別件数を数える
4. Day4：XLOOKUPで別表から値を引く（環境が未対応ならVLOOKUP）
5. Day5：ピボットテーブルで集計する
6. Day6：自分の業務ファイルに同じ手順を当てはめる
7. Day7：使えた場面をメモし、来週も同じ操作を使う

参考・出典

• [1] Microsoft サポート「XLOOKUP 関数」（利用可能バージョン・構文）— support.microsoft.com（確認日 2026-07-17）
• [2] Microsoft サポート「ピボットテーブルを作成する」— support.microsoft.com（確認日 2026-07-17）

出典は機能の存在・構文・利用可能バージョンの確認にのみ使用しています。数式の挙動はお使いのExcelのバージョン・言語設定により異なる場合があります。